از ارسال بیش از حد یک ایمیل به افراد مختلف اجتناب کنید.
عنوانی درخور و مناسب برای اینگونه ایمیل ها درنظر بگیرید.
پیامها را به دسته های معین و متعارف تقسیم کنید
بسیاری از ما ایمیل هایی مرتب و روتین دریافت می کنیم، که به کار ما و یا به علایق ما مربوط است، اما آنقدر مهم نیستند که فوراً به آنها رسیدگی کنیم. این ایمیل ها معمولاً حاوی اخبار یا اطلاعاتی است که دوست دارید از آنها باخبر باشیم اما نمیخواهیم درون صندوق پستی ( Inbox) را پر کند.
آن افرادی که تعداد زیادی از این پیامها دریافت میکنند، می توانند فیلترهایی بسازند که این ایمیل را برحسب ویژگی هایشان به طور اتوماتیک دسته بندی کند. اکثر برنامه های ایمیل به کاربران این امکان را می دهد تا بتوانند از میان این دسته ها جستجو کنند و پیام مورد نظر خود را پیدا کنند.
برای استفاده ی بهینه از زمان و مکان، بهتر است که فیلترهایی طرح ریزی کنید که با جستجوی کلمات اصلی در موضوع و عنوان این ایمیل ها، ایمیل مربوطه یافت شود.

● نکات اصلی:
فیلتر کردن به شما امکان می دهد تا صندوق پستی خود را از هرج و مرج و بینظمی نجات دهید.
مرتباً ایمیل خود را چک کنید
برخی افراد برای متمرکز شدن نیاز به زمان دارند یا اینکه در انجام کارهایشان کارآمد نخواهند بود. اگر هر ۲۰ ثانیه یکبار بخواهید ایمیلتان را چک کنید، خواهید دید که همه روز خود را به این کار اختصاص داده اید و وقتتان به کلی هدر شده است.
برای بررسی ایمیل خود و چک کردن پیغام های جدید، باید فواصل مشخص تنظیم کنید. وقتی برای چک کردن آنها وقت می گذارید، سعی کنید تا آنجا که می توانید همان موقع به آنها پاسخ دهید.
اگر پاسخ گویی به پیامها را به تعویق بیندازید، بسیاری از این پیامها به طور کلی به فراموشی سپرده می شوند و وقت برای پاسخ گویی به همه ی آنها نخواهید داشت. پس نگذارید ایمیل های جدید آنقدر روی هم تلنبار شوند تا یکسری از آنها به کلی مدفون شوند. از اینها گذشته، این دنیا، دنیای سرعت است، پس نباید وقت را هدر دهید.

● نکات اصلی:
با چک کردن مرتب ایمیل ها، از درهم و برهم شدن آنها جلوگیری کنید.
تا آنجا که می توانید زودتر به ایمیل های دریافتی پاسخ دهید.
برای پیامهای رسمی از بولِت (Bullet) استفاده کنید
برای نوشتن پیام به همکاران اداری خود، بهتر است تا مطالب را به صورت نکات مجزا درآورده و آنها را به صورت نکات بولِت دار بنویسید. با اینکار خواننده سریعتر می تواند ایمیل را خوانده و پی به مطالب آن ببرد. اگر ایمیل بین همکاران داخلی نوشته میشود که به خوبی یکدیگر را می شناسند، نیازی به نوشتن ایمیل ها به این حالت رسمی خارجی نیست.
ایمیل های خارجی به مشتریان و ارباب رجوع ها باید مثل نامه ها و فکس های رسمی به مشتریان تلقی شود. پس اینگونه ایمیل ها را طوری بنویسید گویی که قصد چاپ کردن آن را دارید، مگر اینکه با آن مشتری رابطه ای دوستانه و صمیمی داشته باشید.